KSATRIA| Ketersediaan ruang kantor di Jakarta makin tahun makin banyak jumlahnya. Tingkat okupasi terus mengalami penurunan. Tingkat persaingan antar gedung makin kompetitif. Masing-masing pengelola gedung menetapkan strategi untuk menarik perhatian penyewa. Mulai dari pemberian harga sewa miring, fasilitas lengkap hingga jaminan keamanan yang baik.
Khusus untuk bagian yang terakhir sering kali dilupakan, padahal jaminan keamanan gedung sama artinya dengan jaminan ketenangan saat bekerja dan meninggalkan aset di kantor. Untuk itu Robert Thomas, Direktur Keamanan Harbor East Management Group, LLC yang berada di Baltimore, Maryland, AS seperti yang diunggah oleh sewakantorcbd.com pernah memberikan sejumlah tips bagaimana menciptakan sistem keamanan gedung yang baik.
Berikut sistem keamanan yang diterapkan oleh perusahaan di luar negeri, yang juga menjadi standard international di gedung perkantoran Jakarta. Mari simak ulasannya!
- Buat perencanaan program keamanan gedung
Setiap gedung perkantoran harus memiliki perencanaan program keamanan. Yang menjadi hal utama dalam perencanaan program keamanan adalah segala sesuatu yang menjadi prioritas penting dalam menjaga keberlangsungan aktivitas keamanan di dalam gedung.
Bila masalah keamanan yang menjadi prioritas utamanya adalah sumber daya manusia maka yang harus mendapat perhatian adalah jumlah dan kualitas tenaga keamanannya. Kemudian untuk di beberapa titik didukung oleh alat teknologi sebagai bantuan. Walaupun memang hal ini sangat tergantung dari dana yang tersedia.
- Tetapkan dari mana sumber daya manusia berasal
Setiap pengelola gedung perlu dipertimbangkan dari mana sumber tenaga keamanan didapatkan. Apakah diperlukan untuk menyewa tenaga kontrak seperti outsourcing ataukah merekrut karyawan sendiri? Masing-masing memiliki sisi kelebihan dan kekurangan sendiri.
Bila merekrut karyawan secara swadaya akan diperlukan tenaga ekstra untuk melatih dan mendidiknya. Belum lagi bila ada masalah yang berurusan dengan ijin, cuti dan lain sebagainya.
Namun bila memutuskan bekerja sama dengan perusahaan penyedia tenaga kerja untuk keamanan, perlu diperhatikan apakah ada jaminan bahwa tenaga keamanan yang kita inginkan dapat memberikan loyalitas optimal terhadap kondisi keamanan yang kita harapkan atau tidak.
- Menetapkan tugas dan tanggung jawab seorang petugas keamanan
Baik itu karyawan sendiri ataupun tenaga outsourcing, yang perlu diperhatikan adalah apa saja yang menjadi tugas dan tanggung jawab. Pastikan bahwa tanggung jawab dan tugas setiap petugas keamanan tidak melebihi apa yang mampu dilakukan. Misalnya Anda memaksakan seorang petugas keamanan berjaga selama 24 jam tanpa ada pergantian.
Perhatikan pula, bagaimana cara mengenali seorang petugas keamanan. Apakah seragam yang dipakainya sudah mematuhi aturan atau belum?
Apa saja peralatan yang wajib menjadi dikenakannya selagi bertugas. Misalnya perlukah tongkat, pluit, atau semacam senjata guna melindungi diri dan aset perusahaan. Termasuk juga melindungi pegawai perusahaan lain.
- Menetapkan tugas jaga
Perlu diperhatikan pula terhadap reaksi seorang petugas keamanan dalam menginspeksi ruangan kantor dan sekitarnya. Apakah telah ditetapkan aturan jaga keliling ataukah ada jam-jam tertentu dimana seorang petugas keamanan wajib mengisi data dan menandatangani formulir khusus saat memasuki area wilayah tertentu.
Tugas jaga tiap petugas keamanan harus dibuat secara bergantian. Jangan sampai melebihi batas kemampuan petugas keamanan. Pergantian jaga antar petugas juga harus ditetapkan secara ketat.
- Akses keluar masuk ke dalam kantor
Demi menjamin tingkat keamanan yang tinggi diperlukan adanya satu peraturan untuk menentukan jalan keluar masuknya setiap karyawan atau pengunjung. Jangan sampai gedung perkantoran memiliki banyak akses masuk. Jika hal demikian terjadi, bisa dipastikan tingkat keamanan kantor sangat buruk.
Mendesain pintu dengan tingkat keamanan yang tinggi diperlukan cara tersendiri. Apakah pintu keluar masuk hanya menggunakan satu arah atau bisa bolak balik.
Bagaimana dengan desain pintu? Apakah pintu besar dengan kunci ditengah atau menggunakan pintu besar yang berputar seperti di gedung pada umumnya? Yang jelas, model dan desain pintu juga jadi poin penting dalam keamanan gedung.
- Peraturan terhadap tamu kantor
Setiap tamu yang hendak memasuki ruangan kantor perlu diperhatikan dengan seksama. Bagaimana cara pengaturan yang sesuai terhadap tamu.
Apakah perlu dilakukan secara aturan yang baku ataukah cukup dengan lisan saja. Ini semua tergantung dari tingkat keamanan di luar lingkungan kantor, lalu kemudian ditetapkan dan dibakukan dengan aturan kantor.
Bila dirasa memang diperlukan, maka akses setiap tamupun perlu dibatasi. Apakah diperlukan adanya penahanan kartu identitas selama berada dalam kantor. Apakah perlu petugas keamanan mendampingi tamu yang diberi akses masuk ruangan atau tidak. Semua tergantung dengan kebijakan dan lingkungan kantor.
- Fungsi lift dan tangga
Lift dan tangga merupakan jalan masuknya seseorang menuju ruangan di lantai yang lain. Apakah semua orang mempunyai akses ke setiap lantai? Apakah ada peraturan yang tertulis bahwa tidak semua orang bahkan karyawan sekalipun boleh memasuki sebuah lantai yang diberi tanda private?
Terkadang masalah timbul apabila peraturan tidak atau belum tertulis dengan jelas. Sehingga tidak mustahil apabila timbul kesalahpahaman di kemudian hari. Alangkah baiknya bila semua penyewa kantor mengetahui bagaimana aturan kantor ditetapkan.
- Pintu dalam ruangan kantor
Bahkan untuk sebuah kantor yang sudah diberi label aman sekalipun, semua pintu keluar masuk belum tentu benar-benar aman.
Perhatikan akses keluar ruangan, apakah diperlukan sebuah cara khusus untuk menutup pintu. Terkadang karyawan agak sedikit terburu-buru sehingga pintu tidak tertutup dengan sempurna.
Perhatikan potensi kerawanan apabila hal itu terjadi. Akan lebih baik setiap petugas keamanan memastikan semua pintu tertutup dengan benar setelah semua pegawai kantor meninggalkan gedung.
- Akses lahan parkir
Keamanan tidak hanya meliputi ruangan dalam saja. Lahan parkirpun perlu mendapat perhatian yang sama besarnya.
Perlu diperhatikan berapa kapasitas kendaraan yang dapat tertampung. Lalu apakah ada lahan yang berbeda antara motor dan mobil?
Sebagai faktor terpenting dalam kenyamanan penyewa gedung, sistem pendataan kendaraan yang memasuki wilayah kantor. juga harus terorganisir dengan baik. Terapkan sistem mengindentifikasi pengemudi yang membawa kendaraan masuk dan pengemudi yang membawa kendaraan keluar.
Akhirnya, apa yang paparkan oleh Robert Thomas di atas sebenarnya hanyalah hal mendasar yang seharusnya ada pada setiap kantor. Anda bisa menambahkannya sendiri misalnya dengan memasang CCTV dan lain sebagainya. Namun setidaknya sistem keamanan gedung kantor yang sangat mendasar ini sudah sepatutnya diterapkan oleh setiap gedung di Jakarta, agar tingkat keamanan tak perlu diragukan lagi. []
