Oleh: YB KRISNAWAN

Head of Operation & Business Development Division PT. Bravo Satria Perkasa

Penuntun Satuan Pengamanan yang keempat, “Kami Anggota Satuan Pengamanan Senantiasa bersikap OPEN, tidak menganggap remeh sesuatu yang terjadi di lingkungan kerja”. Berangkat dari salah satu prinsip penuntun Satuan Pengamanan yang ada di Indonesia, maka berikut ini penulis mengulas sekelumit kisah tentang Kunci dan ketiga anaknya.

Pernahkah Anda memperhatikan saat membeli gembok atau kunci, baik itu kunci pintu rumah, lemari, pagar, anak kuncinya selalu ada tiga buah? Banyak masayarakat tidak memahami mengapa anak kuncinya pasti berjumlah tiga. Sebenarnya, hal yang demikian itu merupakan standar internasional, bahwa pengamanan kunci itu ada tiga buah, dengan maksud peruntukan penggunaannya, yaitu satu anak kunci untuk digunakan sebagaimana mestinya, satu anak kunci sebagai cadangan dan satu anak kunci lagi digunakan sebagai backup cadangan. Ini sebenarnya bentuk simpel dari yang disebut business continuity plan.

Di luar negeri, seseorang yang akan menduplikasi anak kunci tidak serta merta mudah untuk melakukannya, ada proses pencatatan yang harus dilakukannya atau semacam catatan kronologis, dan pelaku duplikasi atau tukang duplikat kunci tersebut juga harus terdaftar di lembaga pengamanan yang ada (Kepolisian-red). Sementara di negeri ini menduplikasi kunci bisa ke tukang kunci yang ada di pinggiran jalan tanpa terdaftar dalam kepolisian, dan hanya dibutuhkan waktu yang relatif singkat untuk melakukan duplikasi yang dimaksud.

Seperti di Singapura, perusahaan yang menawarkan jasa duplikat kunci harus terdaftar secara resmi di kepolisian. Fakta di dunia pengamanan, banyak sekali terjadi serah terima jaga dan serah terima dari petugas lama ke petugas baru (apabila menggunakan tenaga keamanan outsourcing). Jarang sekali ada catatan kronologis anak kunci yang diikutsertakan dalam proses serah terima tersebut. Padahal ini sangat mendasar.

Pentingnya kunci ini sudah banyak digambarkan dengan adanya ikon-ikon kunci sebagai bentuk pengamanan. Di luar negeri, ketika kehilangan sebuah satu anak kunci harus membuat catatan kronologis. Jadi yang dicatat bukan sekedar fisik kuncinya saja, termasuk catatan di mana tempat pembelian kunci dan pernah diduplikasi berapa kali, biasanya ketika tidak termonitor dengan baik mengenai catatan kronologis kunci ini, solusi terbaik pada saat serah terima tanggung jawab keamanan kepada pihak yang baru adalah dilakukan penggantian kunci dan anak kuncinya, namun ini jadi tidak efisien dan terkesan boros.

Di luar negeri banyak cerita tentang pengamanan yang berkaitan kunci. Misalnya kasus pembobolan di suatu objek pengamanan. Ketika polisi datang untuk olah TKP ternyata pelakunya adalah orang dalam, sebagai indikasinya karena kuncinya tidak rusak. Lalu ditelusuri siapa yang pernah memegang kunci ini dan berapa kali digandakan dan lain sebagainya. Catatan kronologis membuktikan bahwa bisa mempermudah proses telusur ketika kejahatan terjadi di suatu obyek pengamanan.

Bisa dibilang ini persoalan sepele, dan biasanya juga permasalahan–permasalahan timbul karena menyepelekan sesuatu hal yang dianggap sepele. Seorang petugas sekuriti yang baik akan menjalankan protap dengan baik dan benar, dan sebaiknya juga ada serah terima kronologi tentang anak kunci untuk membantu mengantisipasi kejahatan.

Penyadaran kepada setiap petugas keamanan tentang pentingnya memahami kunci dan anak kunci untuk pengamanan adalah mutlak. Memahami tentang Kunci itu sendiri ada ilmunya, atau istilahnya “Key Managemen System” namun coba penulis sampaikan disini secara simpel yaitu :

3 Hal mengenai Kunci adalah : Apa yang kita punya, Apa yang kita tahu, dan apa kita ini, berikut ilustrasinya. Pertama, Apa yang kita punya, maksudnya apa yang kita miliki untuk bisa membuka sebuah kunci, misal anak kunci. Kedua, Apa yang kita tahu, dalam upaya membuka sebuah kunci, kadang kita diminta mengingat sebuah kombinasi angka dan huruf sebagai alat pembukanya, atau kita biasa mengenalnya dengan PIN (Personal Identification Number) selain mungkin anak kunci itu sendiri (biasanya sistem ini digunakan untuk mengamanakan sebuah obyek yang level keamanannya lebih tinggi, misal brankas dan semacamnya.

Ketiga, Apa kita ini, maksudnya sistem pengamanan yang terkait kunci dengan cara membuka menggunakan rekaan dari tubuh si pembuka, biasanya dengan indera seperti retina, scan sidik jari dan semacamnya. Lalu kapan sistem–sistem kunci ini di aplikasikan? Ya disesuaikan dengan kepentingan masing–masing obyek yang akan diamankan, juga disesuaikan dengan tingkat keamanan itu sendiri dan tidak lepas disesuaikan dengan biaya.

Di Indonesia, masalah ini tidak pernah disinggung dalam pelatihan atau serah terima petugas lama ke petugas baru, padahal ini sangat penting. Di Indonesia, satpam terkait dengan pengamana fisik, belum pada pengamanan sistem. Dalam filosofinya, keamanan adalah faktor psikologi. Secara garis besar pengamanan harus melibatkan semua unsur yang ada di objek yang akan diamankan antara lain terkait fisik, barometer yang diamankan, situasi alam yang akan diamankan, demografi dan mobilitas yang juga menjadi pertimbangan. Masalah pencahayaan pun menjadi pertimbangan sehingga seorang sekuriti harus bisa mengaplikasikan semua itu sehingga menjadi satu sistem pengamanan objek.

Keamanan adalah faktor psikologi? Apakah itu? Insyaallah dalam edisi berikutnya penulis akan mengulas hal – hal yang menarik seputar Keamanan.

Kembali pada pengamanan anak kunci, banyak kejadian kriminal yang melibatkan orang dalam. Ini bisa terjadi karena keteledoran tentang pengamanan anak kunci. Padahal dalam standar pengamanan anak kunci, harus tercatat dimana beli kuncinya, apakah pernah diduplikasi dan bagaimana otorisasinya.

Dalam otorisasi anak kunci ini harus ada catatan berapa kali anak kunci dibawa pulang seorang karyawan yang berwenang membawanya. Hal ini untuk mengidentifikasi apakah anak kunci pernah diduplikasi atau tidak. Sebab dengan tiga anak kunci yang sudah disiapkan oleh produsennya, tidak perlu adanya duplikasi lagi. Sayangnya, selama ini jarang sekali manajemen keamanan yang memikirkan persoalan serah terima kunci dengan catatan kronologisnya.

Untuk penyimpanan tiga anak kunci ini, kembali pada orititas keperluan masing-masing pengguna. Seperti di rumah, seorang suami menaruh kunci yang bisa dipakai siapa saja baik istri, anak dan pembantu. Satu lagi dipegang anak atau istri, dan satu lagi harusnya hanya terbatas orang yang tahu. Jadi, dari tiga anak kunci ini tidak boleh disepelekan penggunaannya. Untuk personel yang menjaga harus mengetahui secara benar alur penggunaan kunci di masing-masing tempat ia bertugas. Jangan lupa, ketika serah terima dari petugas lama, tanyakan riwayat kunci dalam bentuk kronologi.

Ingat, kejahatan tidak disebabkan karena niat saja tapi karena adanya kesempatan di depan mata.[]